Artikel 1 – Algemene bepalingen
1. Onze vereniging genaamd Koninklijke Judoclub Zelzate vzw werd opgericht op 12 februari 1963 en is gevestigd te Zelzate.
2. Het intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van onze vereniging, zoals die op de griffie van de ondernemingsrechtbank is neergelegd. In geval van een verschil tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
3. Ieder lid van onze vereniging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij onze vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en Judo Vlaanderen waarbij onze vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
Artikel 2 – Leden
1. Onze vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit effectieve leden en aangesloten leden.
2. Effectieve leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan de effectieve leden moeten voldoen worden bepaald in de statuten. Een lijst van effectieve leden wordt bijgehouden op de zetel. Zij kunnen al dan niet actief zijn in het beoefenen van het judo en het betalen van het vereiste lidgeld.
3. Aangesloten leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging, doen actief aan judo in onze vereniging en betalen het vereiste lidgeld.
Artikel 3 – Ereleden
1. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover onze vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen meer tegenover onze vereniging maar zij kunnen wel dienst uitmaken van een activiteit of samenkomst.
Artikel 4 – Rechten en plichten van leden
De rechten en plichten van de leden worden beschreven in de statuten.
Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
1. Bij toetreding wordt ieder lid gewezen op het bestaan van dit intern reglement en de statuten. De statuten en het intern reglement zijn ter inzage in de club of kunnen verkregen worden op vraag. Daarnaast kunnen ze ook ingekeken worden op de website van de club.
2. Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen opgelegd door het bestuursorgaan te zullen naleven.
3. Ieder lid zal alle regels opgelegd door Judo Vlaanderen waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending van bepalingen uit deze reglementen, kan een lid voor de tuchtcommissie van Judo Vlaanderen verschijnen. Alle sancties die opgelegd worden, zullen uitgevoerd worden door het lid in kwestie.
4. Door het lidmaatschap mag ieder lid deelnemen aan trainingen en in voorkomend geval wedstrijden en andere activiteiten van onze vereniging. De sportieve eindbeslissing over de deelname aan wedstrijden berust steeds bij de trainer.
5. Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuursorgaan. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
6. Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuursorgaan.
7. Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld. De tarieven zijn beschikbaar van zodra de betaling wordt aangekondigd. Het lidgeld wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap, terugbetaald.
Artikel 5 – Lidmaatschap
1. De inschrijving gebeurt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door onze vereniging te verstrekken aanmeldingsformulier. De volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats en datum, telefoonnummer, e-mailadres.
2. Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of een wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
3. Bij de inschrijving aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan Judo Vlaanderen waarbij onze vereniging is aangesloten. Op die manier kan er voor het lid de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen gegarandeerd worden.
Artikel 6 – Structuur
1. Het bestuursorgaan bestaat uit minimaal 3 en maximaal 11 effectieve leden, die allen meerderjarig (vanaf 18 jaar) moeten zijn. Het is samengesteld uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, maar kan ook uitgebreid worden naar bestuurders voor een bijkomende functie.
2. Onder het bestuursorgaan valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, elders in het intern reglement of de wettelijke vzw-reglementen:
a. de algemene leiding van zaken;
b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
3. Het bestuursorgaan vergadert zo mogelijk maandelijks volgens een vooraf vastgesteld rooster, waarvan de maanden juli en augustus een uitzondering kunnen zijn. Daarenboven vergadert het bestuursorgaan zo dikwijls als de voorzitter of de leden van het bestuur dit wensen.
4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit te zijn van de bestuursleden, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal vijftien dagen dient te worden georganiseerd.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de helft van de bestuursleden aanwezig is.
Artikel 7 – Bestuursverkiezing
1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk vier jaar na zijn verkiezing af en kan zich daarna herkiesbaar stellen.
2. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de voorzitter aangemeld te worden. De verkiezing bepaalt geen functies maar wel het toetreden tot het bestuursorgaan. Dit bestuursorgaan verdeelt daarop in vergadering de functies.
Artikel 8 – Veilig en ethisch verantwoord sporten
1. Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze vereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
2. Van alle leden en allen die betrokken zijn bij onze verenging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Artikel 9 – Gedragscodes en API (Aanspreekpunt Integriteit)
1. Omwille van het Gezond en Ethisch Sporten is er een bundel van gedragscodes voorhanden waaraan iedereen in onze vereniging zich dient te houden. Als een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij onze vereniging zijn.
2. De API is binnen onze judoclub het eerste aanspreekpunt voor wie een vraag, opmerking, klacht of andere boodschap heeft in verband met seksueel grensoverschrijdend gedrag en lichamelijke en seksuele integriteit.
3. De bundel van gedragscodes en API is ter beschikking in onze club of kan ingekeken worden op de website van de club onder “Api en Gedragscodes”.
Artikel 10 – Tucht en sancties
1. Wanneer een lid het intern reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht ingediend worden in overeenstemming met de tuchtprocedure van Judo Vlaanderen waarbij onze vereniging is aangesloten. Door de aansluiting bij onze vereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van Judo Vlaanderen en aanvaardt de toepassing ervan.
2. Daarenboven kan het bestuursorgaan ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.
Artikel 11 – Judokledij
1. De judokledij dient steeds in hygiënisch propere staat gedragen te worden en bestaat uit:
a) judogi (wit of blauw) + een gradengordel
b) voor de meisjes: wit t-shirt zonder opdruk en gesloten aan de hals
2. Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen zich te houden aan de voorgeschreven judokledij, met de hygiënische regels die eraan verbonden zijn.
Artikel 12 – Werkgroep
1. Het bestuursorgaan kan een werkgroep oprichten om bepaalde activiteiten te laten organiseren. Aangewezen is dat deze werkgroep zich eraan houdt om over het verloop van de activiteiten het bestuursorgaan in kennis te stellen. Hierbij dient minstens één bestuurslid deel uit te maken van de werkgroep. Het niet naleven ervan of als de werkgroep onderling geen draagkracht meer bezit, kan het bestuursorgaan tot het ontbinden van de werkgroep overgaan.
Artikel 13 – Clublokaal
1. Onze vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in het clublokaal aanwezig.
2. Het clublokaal is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.
3. Leden die toegang tot het lokaal hebben, zullen hun aanwezigheid ten dienste stellen van onze vereniging. Daarbij zorgend dat de inhoud van het lokaal onder controle blijft en men de verantwoordelijkheid neemt over de verwarming en licht.
4. De verantwoordelijkheid houdt ook in dat het lokaal in nette toestand wordt achtergelaten en het opruimen en kuisen daarvan een deel is.
Artikel 14 – Aansprakelijkheid van de leden
1. Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van onze vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke. Naar de ernst hiervan zal voor de verzekering een aangifte gebeuren. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van onze vereniging. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het secretariaat of de website.
2. Onze vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
3. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van onze vereniging aangerichte schade. Elke vastgestelde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
4. Onze vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.
Artikel 15 – Website
1. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van onze vereniging in het algemeen niet schaden. Daartoe houdt de webmaster toezicht op de artikelen en foto’s.
Artikel 16 – Sociale media
1. Hiertoe kan onze vereniging een profiel aanmaken dat inhoudelijk de club aanbelangt. Toezicht dient daarom gehouden te worden over teksten en foto’s die erop gezet worden. Personen die er misbruik van maken, horen er niet bij en moeten uit de groep verwijderd worden.
Artikel 17 – Sponsoring
1. Onze vereniging kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kunnen de leden ook gevraagd worden om wedstrijdkledij te dragen waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.
Artikel 18 – Privacy
1. Onze vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze verklaring is te vinden op de website van de club onder “Privacyverklaring”.
2. Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van onze vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld staat. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door onze vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de club, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Zo een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuursorgaan.
3. Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
Artikel 19 – Wijziging van het intern reglement
1. Dit intern reglement zal enkel aangepast kunnen worden door het bestuursorgaan.
Artikel 20 – Slotbepalingen
1. Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
3. Dit intern reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking van zodra de leden hiervan in kennis gesteld worden.
Aldus goedgekeurd in de algemene vergadering van 8 februari 2021.